Клиент спрашивает о записи / хочет отменить запись / перезаписаться, но в АМО нет записи

Это значит что клиента записали на занятия через внутреннюю таблицу записей.

Она доступна только менеджерам и администраторам школы.

Нужно написать в рабочий чат с описанием вопроса клиента и ситуации. Вам в чате администраторы уточнят записан ли этот человек или нет.